Was ist Datenmanagement?
Was bedeutet Datenmanagement? Der Begriff Datenmanagement umfasst ein ganzheitliches Konzept für den Umgang mit digitalen Informationen. Es beinhaltet sämtliche Schritte von der Datenerhebung über die Speicherung und Verarbeitung bis hin zur Archivierung und Löschung. Dabei werden sowohl die Anforderungen des Unternehmens als auch Aspekte wie Datensicherheit und Datenschutz berücksichtigt. Das Ziel des Datenmanagements besteht darin, eine praktikable und intuitive Integration in die Geschäftsprozesse zu ermöglichen, um maximale Akzeptanz bei den Mitarbeitern zu erreichen sowie eine effektive Nutzung sicherzustellen. Einige der genannten Ziele dienen außerdem einer Steigerung der Effizienz. Denn das Sammeln unnötiger Daten kostet Zeit und kann Kunden verärgern. Eine geordnete sowie sichere Ablage von Informationen trägt zur Produktivitätssteigerung bei. Eine wirkungsvolle Datenverwaltung erfordert eine gründliche Speicherung von Dateien sowie ein gut durchdachtes Ablagesystem. Auch die Wahl geeigneter Dateinamen ist entscheidend, um das Wiederfinden zu erleichtern. Nur so können Daten schnell und unkompliziert gefunden werden, was Zeit- and Arbeitsaufwand einspart. Zusammenfassend lässt sich sagen: Um Zeit and Mühe einzusparen ist eine sorgfältige Datenverwaltung unerlässlich – inklusive kluger Dateispeicherung, durchdachtem Ablagesystem and passender Namensgebung für problemlose Wiederfindbarkeit.“
Das Datenmanagement muss möglichst praktikabel und intuitiv in die Unternehmensabläufe eingebunden werden. Dies sorgt für die beste Akzeptanz bei den Mitarbeitern und die größtmögliche Effektivität. Einige der vorgestellten Ziele sind auch im Hinblick auf die Effizienzsteigerung sinnvoll. Das Erheben unnötiger Daten kostet Zeit und verärgert womöglich die Kunden. Die geordnete und sichere Ablage von Daten verbessert die Produktivität.
Als Partner von Ontrack können wir ihnen Datenmanagement-Lösungen anbieten, um ihnen zu helfen und um ihren gesamten Datenbestand zu verwalten.
Datenmanagement – Aufgaben und Umsetzung
Datenmanagement hat die Aufgabe, alle Prozesse vom Erheben bis zur Ablage oder Löschung von Daten zu integrieren und dabei die Effizienz zu berücksichtigen. Es wird die gesamte „Lebensdauer“ betrachtet. Hieraus leitet sich der Begriff des Data Life Managements (DLM) ab.
Datensicherheit ist dabei ein wichtiges und komplexes Thema. Die Daten sollen vor Verlust, ungewollter Veränderung und unberechtigten Zugriffen geschützt werden. Hilfreiche und sehr ausführliche Informationen bietet das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). In seinem laufend aktualisierten IT-Grundschutz-Kompendium werden mögliche Gefahren systematisch aufgezeigt. Neben den Risiken werden Prozessbausteine zur Absicherung aufgezeigt. Das Kompendium ist kostenlos verfügbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass Zertifizierungen gemäß ISO 27001 (wie die Zertifizierung zur Informationssicherheit) darauf aufbauen.
Mögliche Gefahren sind:
- Hardware-Schäden durch Brand, Wasser oder Überspannung
- Datenverlust durch Fehlbedienung
- Datenverlust oder Funktionsuntüchtigkeit der Systeme durch Schadsoftware (Verschlüsselungstrojaner, Datendiebstahl, …)
- Datenverlust durch durch Software-Fehler
- Verlust durch Diebstahl
Um den verschiedenen Risiken zu begegnen, umfassen Lösungen nicht nur softwaregestützte Schutzmechanismen, sondern auch organisatorische Maßnahmen wie Brand- und Einbruchmeldeanlagen.
Datenmanagement ist ein dynamischer Prozess und muss immer wieder an aktuelle Erfordernisse angepasst werden. Dabei entstehen jeweils neue Herausforderungen.
Diese Grundsätze sollten Sie beachten:
Regelmäßige Updates
Dabei gilt es zwischen automatisierten und manuellen Updates abzuwägen. Vorteil automatisierter Updates ist, dass man sie nicht vergisst. Für das manuelle Einspielen spricht, dass man fehlerhafte Updates vermeidet.
Sichere Passwörter
Auch hier gibt es unterschiedliche Strategien. Sinnvoll ist es, die Mitarbeiter durch Vorgaben zu zwingen, komplexe Passwörter zu verwenden. Auch das regelmäßige Ändern von Kennwörtern ist sinnvoll. Übertreibt man es allerdings mit der Komplexität und der Änderungshäufigkeit, verleitet dies dazu, die Passwörter aufzuschreiben und am Arbeitsplatz zu hinterlegen.
Backupstrategie
Einer der wichtigsten Punkte ist zweifellos die richtige Backupstrategie. Relevante Daten sollten möglichst umfassend und regelmäßig auf räumlich getrennten Medien gesichert werden. Eine besondere Schwierigkeit stellt die Sicherung von Datenbanken dar. Hier ist es u. U. nicht möglich, geöffnete Dateien im laufenden Betrieb zu kopieren. Vielmehr muss die Sicherung aus der verwendeten Anwendung heraus oder mittels spezieller Software wie MySQLDump erfolgen.
Virenschutz/Firewall
Ein aktueller Virenschutz gehört zu jedem IT-System. Außerdem sollte, je nach Komplexität des Netzwerks, eine Firewall und ggf. ein Intrusion Detection System betrieben werden.
Sonstige rechtliche Vorgaben
Neben den Bestimmungen aus der DSGVO gibt es weitere Regeln, die Unternehmen zum Datenschutz verpflichten. Werden Versäumnisse festgestellt, die zu einem Missbrauch personenbezogener Daten führen, können Inhaber oder Beauftragte haftbar gemacht werden. Grundlage sind folgende Gesetze:
- GmbGH: Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- KonTraG: Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich
- AktG: Aktiengesetz
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten für Privatunternehmen ist erst ab einer Betriebsgröße von 20 Mitarbeitern notwendig.
Fazit: Vorteile des Datenmanagements überwiegen
Natürlich erfordert das Thema Datenmanagement Zeit und hält Sie von Ihrem Kerngeschäft ab. Wenn Sie sich aber mit den einzelnen Maßnahmen befassen, stellen Sie schnell fest, dass diese ohnehin notwendig und sinnvoll sind. Sie helfen gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sorgen für eine größere Sicherheit Ihrer Daten oder steigern die Effektivität von Arbeitsabläufen.
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